このように先方の気持ちが「イライラ」しているときは、どんな言い訳をいっても相手の機嫌を損ねるだけです。そんなときは、こう答えてはどうでしょうか？
◎「そうでございますよね。お急ぎの用件でお電話ちょうだいしたのに、すぐにお役にたてずに本当に申し訳ございません。」
このようにまずは「そうですよね」というように相手を「肯定」し受け入れてあげます。そうすることで相手の気持ちが少し治まるのを待ちます。
そして「秘書として役に立てない」ことをお詫びすることで話の本題を「社長不在」から切り離していきます。こうしておくことで話題が「役に立たなかった秘書がどう対処するか」という論点に切り替わり、秘書の裁量で何か対処きるようになります。それではこの後の対応を引き続きみていきましょう。
◎「帰社予定時間から考えまして、おそらく車に乗るのが15：30くらいになるかと思います。」
このように相手は「急いでいる」ことを主張しているのでまずはその意向をくむように、連絡がつくであろうプラス30分〜1時間多めの時間を先方に伝えます。相手も目安がわかることで不透明感が消え印象がよくなります。
そしてこちらは会議が時間で終われば「30分も早く連絡をくれた」という印象を与えられ、仮に会議が長引いてのも時間に余裕があるため安心です。
◎「今もすぐに連絡をとりますが、遅くてもその時点で一番に連絡がとれるよういたしますので、その時間ではどちらに連絡すればよろしいでしょうか？」
そして話の一番のポイントである「すぐに連絡をとりたい」という相手の意向への対処法を提案します。上司の当初の予定ではまだ会議中で「今すぐに連絡」はできませんが、もしかしたら会議が早く終わっていて今すぐに連絡できるかもしれないのでこう言っても「うそ」にはなりません。またこのような言葉で「こちらもできる限り急いで対応する」という誠意をみせます。
そこで注意が必要なのは相手も忙しいということです。ですから1時間後では、今度は相手が電話にでられない可能性があります。ですから「その時間の連絡先」を伺うことで、相手からの指示・提案を待つのです。