これまでに秘書の仕事とはどのようなものか大まかな内容を紹介してきました。それではこれからはいよいよ本格的に秘書の仕事をスキルアップするための実践的な内容を一緒に見ていきましょう。最初は電話編です。
まず電話対応で最も意識しなくてはいけないことは「お互いに顔がみえない」という点です。ですから例えば、あいづちひとつでもその仕方や対応によって大きく印象がかわってしまうのです。実際の例をつかって考えていきましょう。
秘書 ：「はい、大木商事でございます。」
先方の社長：「○○株式会社の○○ですけど、社長さんいる？」
秘書 ：「申し訳けございません、あいにく只今急な外出をしておりまして。」
先方の社長：「困ったな、この時間ならいるっていうから急ぎの用件で電話したのに！何とか今すぐ連絡つけてよ。」
でも社長は、今とても大切なお客様の会社で会議中です。ですからすぐに電話連絡することは不可能です。こんなときの秘書の本音はこうです。「そんなこと言ったって、今すぐなんて無理なのに・・・」そしてこの気持ちが前面にでてしまうと、このようなあいずちになってしまいます。
「はぁ・・・ですが・・・申し訳けございません・・・。」
しかしこれでは秘書としての対応になっていませんし、こちらの一方的な「できない」ということだけを押し付けているだけで相手の意向を何もくみとってあげていません。先方は「社長がこの時間はいる」という確認までとっているのです。こんなときどうしたら相手をたてつつ、こちらの状況も理解してもらえるでしょうか。次のページでひとつの回答例をみてみましょう。