ここでも注意すべきことは「顔が見えない」という点です。メールは便利ですが、ちょっとした言葉足らずが誤解をまねく危険性をはらんでいますから細心の注意が必要です。それでは実際のメールマナーについて考えていきましょう。まずは「送受信」に関するマナーについてみていきます。
送信
■送信者・・・必ず確認
秘書が送るメールの内容は、機密事項であることがほとんどです。ですから送信者の確認は絶対条件となります。
例えば通常はCCで「常務」にも必ず送信することになっているのに、この案件だけは社長と専務だけに絞るというような場合が多くあります。また受信したメールや転送されたメールから返信する場合は、自動的に設定されるTOやCCに対して特に注意が必要です。基本は自分だけで「大丈夫だろう」と判断しないで、常に予測し考え迷ったら上司に相談するという姿勢です。
■タイミング
メールといえども、送信するタイミングを考えなくてはなりません。それは例えば、上司の機嫌がよくないときに「難しい案件」や「面倒な文書」を送信しても上司も人間ですから、よい結果がでにくくなります。
そういったこみ入った案件を送信するときは、急ぎの案件でなければ一息いれた午後やコーヒーの後にするなど物事をスムーズに進めさせるためのひと気遣い、ひと工夫が大切です。
受信
■すぐに確認
秘書という仕事は常に忙しいものですが、それは「言い訳」にしかなりません。メールBOXは常に開いておき常にチェックしましょう。どんな重要な急ぎの案件が送られているかわかりません。
ですがちょっとでも席をはなれるときは必ずメールBOX を閉じるようにしましょう。これは他社の秘書仲間の話ですが、対立する役員のスパイ社員が、秘書が帰ったあとに秘書のメールをチェックしていたという話があったそうです。
それからは、どんなにちょっとでも席をはなれるときはメールBOXを閉じ、再度メールBOX を開くときは暗証番号が必要な機能に切り替えたといいます。悲しい話ですが、いつ誰がスパイのように秘書のメールをのぞき見ようと狙っているかわかりませんから気をつけましょう。
■受信確認をおくる
秘書にメールを送る用件は、社員からであれば「その上司に関する重要な案件」でしょう。ですからすぐに答えのでないような用件であってもひとまず「了解いたしました。上司に確認し折り返しいたします。」というような受信確認のメールをできるだけ早く返信します。
またメールをくれたのが上司であれば原則はメールを終えるのは上司ではなく、「了解いたしました。」という一言でもよいのでこちらからのメールで終えるようにします。
こちらが別の急ぎの案件をかかえているときに、こみいった返事を要するメールがきた場合にも「了解いたしました。お時間頂戴して申し訳ございませんが、本日15：00ごろに現状を再度報告させていただきます。」というように受信確認とともに返信できる目安を報告すれば先方も安心です。
このようにメールをやりとりするだけでも「秘書」としての一歩上の自覚を持つことが大切ですね。それでは続いてメール本文について考えていきましょう。