■井の中の蛙にならない
「井の中の蛙、大海を知らず」「虎の衣をかりる」ということわざがありように「秘書」が陥りやすいのが、まるでさも自分が役員のようにふるまってしまう失敗です。
特に社内の社員からのメールや電話の場合、そういった失敗をしやすいのです。例えば社内の鈴木部長から社長へ面談希望のメールが届きましたが、社長からの連絡はこうでした。
◎「今は忙しいから無理。秘書課と日程を調整して再度連絡するように。」
これをそのまま伝えてしまうとこうなります。
◎「社長はお忙しいので、その日は無理かと思います。また日程を考えて秘書課までご連絡くださいませ。」
これでは社長の言葉をただ丁寧にしただけで、何の親切心もみられません。むしろちょっと偉そうにさえ感じてしまいます。私ならこの場合、
◎「申し訳ございませんが、その週は他の用件が込み入っておりますので調整が必要かと思います。お忙しいかと思いますが、このほかに可能な日程を２−３秘書課までご連絡ください。再度こちらで調整してご連絡いたします。」
このように「秘書」とは常にサポート役であり、主役ではないのです。それに一旦「秘書」の職務を離れれば普通の社員と同じです。そのことを忘れてはいけません。特にメールの場合は、顔がみえないだけでなく電話のように声のトーンや雰囲気でその気持ちを伝えることもできません。あくまで文字だけの世界で後々にも残りますから、特に注意が必要です。
■ネチケット
インターネットや電子メールにおける世界共通のマナー「ネチケット」というものがあります。ネット社会の中で活躍しなくてはならない今どきの「秘書」には大切なマナーだと思います。時間のあるとき一度目を通しておくとよいでしょう。こちらのＵＲＬを参照ください。